Privacy Beleid

English note: The following privacy policy is available in Dutch only.

Laatst bijgewerkt: 10 januari 2025

1. INLEIDING

Wij, VZW Up Only (hierna: “wij”, “ons”, “onze”), vinden het van groot belang dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld. In dit Privacybeleid leggen wij uit hoe wij jouw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer je:

Onze website(s) bezoekt (www.mysticon.be) of andere (sub)domeinen die door ons worden beheerd;
Tickets of andere diensten bij ons aanschaft;
Deelnameregistraties uitvoert (bv. de Tweedehandsspellenstand, Dating Game) of andere evenementen-gerelateerde handelingen onderneemt;
Op een andere manier met ons in contact komt, bijvoorbeeld via e-mail of sociale media.

Dit Privacybeleid is niet van toepassing op websites, diensten of toepassingen van derden. We raden je aan hun eigen privacyverklaring te raadplegen voor meer informatie over hoe zij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Wij kunnen dit Privacybeleid op elk moment wijzigen. De datum van de “Laatst bijgewerkt” vind je bovenaan deze pagina. De wijzigingen treden in werking zodra we het bijgewerkte Privacybeleid op onze website plaatsen.

Bij vragen of opmerkingen kan je ons bereiken via contact@mysticon.be.

2. VERWERKINGS-VERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is:

VZW Up Only
Franklin Rooseveltlaan 156
9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: 1016.002.546
E-mailadres: contact@mysticon.be

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

3.1. Gegevens die je zelf verstrekt

Ticketverkoop: Wanneer je via onze website(s) een (festival)ticket koopt, verzamelen we o.a. je naam, e-mailadres, geboortedatum en eventueel facturatiegegevens.
Tweedehandsspellenstand: Als je spellen wil verkopen via onze Tweedehandsspellenstand, vragen we je naam en e-mailadres en de gegevens van de spellen die je aanbiedt.
Dating Game: Indien je je aanmeldt voor onze Dating Game, verzamelen we bijvoorbeeld je naam, geslacht, (optioneel) seksuele voorkeur, e-mailadres en eventuele andere informatie die nodig is om de Dating Game te organiseren.
Communicatie: Als je contact met ons opneemt per e-mail, telefoon of een ander kanaal (bijv. sociale media), verzamelen we de informatie die je vrijwillig met ons deelt.

3.2. Automatisch verzamelde gegevens

Technische informatie: Wanneer je onze website bezoekt, kunnen we automatisch bepaalde informatie verzamelen over je apparaat (type, besturingssysteem, browserversie, IP-adres, e.d.).
Gebruiksgegevens: Wij verzamelen gegevens over je surfgedrag (pagina’s die je bekijkt, links waarop je klikt, duur van je bezoek, enz.). Voor meer informatie verwijzen we naar ons Cookiebeleid.

3.3. Afbeeldingsmateriaal

Op het festivalterrein kunnen wij (of door ons ingeschakelde derden) foto’s en video-opnames maken voor promotiedoeleinden (bv. publicatie op onze website, sociale media, drukwerk). We proberen hierbij de privacy van bezoekers te respecteren. Indien we gerichte portretten maken, zullen we ter plaatse om toestemming vragen.

4. DOEL EN RECHTSGROND VAN DE VERWERKING

4.1. Uitvoering van onze overeenkomst

Ticketverkoop: We verwerken je gegevens om jouw bestelling te verwerken, tickets toe te sturen en toegang te verlenen (o.a. controle aan de ingang).

Tweedehandsspellenstand: We verwerken je gegevens om jouw deelnameregistratie te beheren (spellen registreren, verkoop faciliteren, uitbetaling, enz.).

Dating Game: We verwerken je gegevens om deze activiteit te organiseren (matchmaking, communicatie, enz.).

4.2. Gerechtvaardigd belang

Marketing & updates: Als je al eerder een ticket hebt gekocht, kunnen we je op de hoogte houden van onze activiteiten (nieuwsbrieven, evenement-updates). Je kan je hiertegen altijd verzetten (zie §6).

Veiligheid & Beheer: We kunnen persoonsgegevens verwerken om misbruik van onze website/diensten te detecteren en tegen te gaan (o.a. fraudepreventie).

4.3. Toestemming

Gerichte foto’s/video’s: Indien duidelijk identificeerbare personen worden gefilmd of gefotografeerd, vragen we waar mogelijk toestemming ter plaatse.

4.4. Wettelijke verplichtingen

We kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. fiscale regelgeving, verplichtingen jegens lokale overheden).

5. HOE LANG BEWAREN WIJ JE GEGEVENS?

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn, tenzij er een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Tickets & bestellingen: In de regel bewaren we je gegevens tot max. 7 jaar na uitvoering (bv. in kader van fiscale verplichtingen).
Communicatie: E-mails en andere correspondentie bewaren we zolang nodig voor opvolging en eventuele bewijsvoering, en wissen we daarna periodiek.
Dating Game of Tweedehandsspellenstand: Deelnemersgegevens worden gewist of geanonimiseerd zodra de organisatie en eventuele administratieve verwerking (bv. uitbetalingen) is afgerond, tenzij langere bewaring nodig is (wettelijke verplichting of openstaand dispuut).
Foto’s/Video’s: Afhankelijk van het medium (sociale media, website-archief) kan beeldmateriaal langer bewaard blijven. Desgevraagd kunnen we je afbeelding verwijderen of blurren, indien dit praktisch haalbaar is (zie §6 over je rechten).

6. JE RECHTEN ALS BETROKKENE

6.1. Recht op inzage, correctie en wissing

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je hebben, onjuiste gegevens te laten corrigeren of – onder voorwaarden – te laten verwijderen.

6.2. Recht op beperking van verwerking

In bepaalde gevallen kan je ons verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken (bv. wanneer je de juistheid van je gegevens betwist).

6.3. Recht van bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (bv. direct marketing).

Wil je geen nieuwsbrieven of andere marketingberichten meer ontvangen, dan kan je je eenvoudig uitschrijven via de afmeldlink in onze e-mails of ons mailen op contact@mysticon.be.

6.4. Recht op overdraagbaarheid

Voor zover wij je gegevens verwerken op basis van jouw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, kan je ons verzoeken een kopie van je gegevens aan jou of een derde te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.

6.5. Uitoefening van jouw rechten

Om je rechten uit te oefenen, neem je contact met ons op via contact@mysticon.be. Vermeld duidelijk welk recht je wenst uit te oefenen. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. We kunnen om extra informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

6.6. Klachten

Ben je niet tevreden over de manier waarop we met jouw gegevens omgaan, laat het ons zeker weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

7. DERDEN EN DOORGIFTES

7.1. Verwerkers

We werken met externe dienstverleners (verwerkers) voor het hosten van onze website, het verwerken van betalingen (bv. betalingsprovider) of het versturen van nieuwsbrieven. Deze verwerkers mogen jouw persoonsgegevens alleen verwerken op onze instructie.

7.2. Andere ontvangers

In sommige gevallen delen we (delen van) je gegevens met derde partijen indien dit noodzakelijk is:

Overheid of toezichthoudende instanties (indien wettelijk verplicht);
Politie of justitie (bij een vermoeden van een misdrijf, fraude of wanpraktijken);
Andere partners indien dit nodig is voor het verlenen van diensten (bv. het checken van de geldigheid van een ticket, verifiëren van aanmelding voor een activiteit, enz.).

7.3. Internationale doorgiftes

We trachten je gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien je gegevens toch buiten de EER worden verwerkt, zorgen we voor een adequaat beschermingsniveau (bijv. via standaardcontractbepalingen).

8. BEVEILIGING

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik of openbaarmaking. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (SSL), toegangscontroles, beveiligde servers, enz. Geen enkel systeem is echter 100% beveiligd. Bij een (vermoeden van) datalek zullen wij conform de wettelijke vereisten handelen.

9. COOKIES

Op onze websites maken wij gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Meer informatie hierover vind je in ons afzonderlijk Cookiebeleid, waar we toelichten welke cookies we gebruiken en voor welke doeleinden.

10. CONTACT

Voor vragen over dit Privacybeleid of voor het uitoefenen van je rechten kan je contact opnemen via:

VZW Up Only
Franklin Rooseveltlaan 156, 9000 Gent, België
Ondernemingsnummer: 1016.002.546
E-mail: contact@mysticon.be

Wij danken je voor het vertrouwen in ons en hopen je snel te mogen verwelkomen op Mysticon!